5 βήματα για τη μείωση κόστους στις επιχειρήσεις

(Άρθρο της Στέλας Μικράκη που δημοσιεύτηκε στο ένθετο ΜΙΚΡΟΜΕΣΑΙΕΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ της εφημερίδας Η ΝΑΥΤΕΜΠΟΡΙΚΗ στις 06/05/2011 στη σελίδα 7 {43})

Σε περιόδους δύσκολης οικονομικής συγκυρίας, όπως αυτή που διανύουμε, η εξοικονόμηση πόρων αποκτά κρίσιμη σημασία για τη βιωσιμότητα της επιχείρησης. Η μείωση κόστους, ωστόσο, μπορεί να κρύβει αρνητικές συνέπειες, αν δεν πραγματοποιηθεί με ορισμό προτεραιοτήτων και προγραμματισμό. Με τη χρήση συγκεκριμένων τεχνικών η επιχείρηση μπορεί να εντοπίσει τις δραστηριότητες στις οποίες ενδείκνυται η μείωση εξόδων.

Βασικός στόχος ενός προγράμματος μείωσης κόστους θα πρέπει να είναι η σημαντική μείωση των δαπανών, χωρίς αυτό να γίνει ορατό στον πελάτη και χωρίς να πληγεί η ποιότητα των προϊόντων ή των υπηρεσιών. Καλό είναι το πρόγραμμα μείωσης κόστους να αντιμετωπιστεί ως ενδοεπιχειρησιακό έργο (project), το οποίο θα ανατεθεί σε μια ομάδα έργου, εφόσον το μέγεθος της επιχείρησης το απαιτεί.

Η τεχνική που προτείνεται περιγράφεται στη συνέχεια σε 5 βήματα.

1. Η πρώτη κίνηση αφορά στο διαχωρισμό των λειτουργιών της επιχείρησης σε στρατηγικής σημασίας και υποστηρικτικές. «Ο διαχωρισμός των δραστηριοτήτων σε βασικές και υποστηρικτικές βασίζεται στην αλυσίδα προστιθέμενης αξίας (value chain), μοντέλο που εισήγαγε ο Michael Porter». Στην κάθε επιχείρηση εντοπίζονται οι δραστηριότητες που προσθέτουν αξία στο προϊόν και επομένως αξιολογούνται ως σημαντικές για τον πελάτη. Για παράδειγμα, οι προμήθειες, η παραγωγή και οι πωλήσεις είναι βασικές λειτουργίες, ενώ η διαχείριση ανθρωπίνων πόρων και υποδομών υποστηρικτικές. Πιο συγκεκριμένα, η επαφή του πελάτη με τον πωλητή ή η συσκευασία του προϊόντος μπορεί να έχουν προστιθέμενη αξία ενώ η συντήρηση του τεχνολογικού εξοπλισμού της επιχείρησης όχι
2. Στη συνέχεια, είναι σκόπιμο να συσχετιστούν οι πηγές κόστους (cost drivers) με τις αντίστοιχες λειτουργίες και να αναλυθούν τα ιστορικά στοιχεία δαπανών. Στο στάδιο αυτό η κοστολόγηση βάσει δραστηριότητας (activity-based costing) μπορεί να αποτελέσει χρήσιμο εργαλείο. Επίσης, το benchmarking, η σύγκριση δηλαδή δεικτών επίδοσης της επιχείρησης με τους αντίστοιχους σε ομοειδείς επιχειρήσεις (εφόσον υπάρχουν διαθέσιμα στοιχεία δαπανών), θα βοηθήσει στον εντοπισμό περιττών ή «κρυφών» εξόδων.
3. Αφού εντοπιστούν δραστηριότητες που επιβαρύνουν τις δαπάνες της επιχείρησης, καθορίζονται υλοποιήσιμοι στόχοι εξοικονόμησης, οι οποίοι είναι ποσοτικά και χρονικά ορισμένοι και σχεδιάζονται οι αντίστοιχες ενέργειες. Τα σημεία παρέμβασης είναι λογικό να διαφέρουν ανάλογα με τη δραστηριότητα της επιχείρησης, π.χ. για μια βιομηχανία είναι σημαντική η μείωση φύρας και downtime (χρόνος κατά τον οποίο οι μηχανές είναι εκτός λειτουργίας), η μείωση αποθεμάτων, ο ορθολογικός προγραμματισμός παραγωγής και η επένδυση σε νέες αυτοματοποιημένες μηχανές αυξημένης παραγωγικότητας. Όλες οι επιχειρήσεις σίγουρα ενδιαφέρονται για μείωση μισθοδοτικού κόστους (π.χ. με την ελάττωση των υπερωριών), την εγκατάσταση εξοπλισμού εξοικονόμησης ενέργειας (π.χ. λαμπτήρες, διπλά τζάμια, μόνωση) και την εξοικονόμηση πόρων από αναλώσιμα, όπως χαρτί και μελάνια εκτύπωσης.
4. Κατά την υλοποίηση του προγράμματος μείωσης κόστους, είναι πολλές φορές απαραίτητο να γίνει ολική ή μερική αναδιοργάνωση της επιχείρησης, με σκοπό την ευθυγράμμιση των διαδικασιών, τη βελτίωση της παραγωγικότητας, τη μείωση της γραφειοκρατίας και τελικά τη μείωση κόστους. Η εξοικονόμηση κόστους στις λειτουργίες στρατηγικής σημασίας θα πρέπει να γίνεται με προσοχή. Στον τομέα των υποστηρικτικών λειτουργιών η περικοπή εξόδων μπορεί να είναι πιο δραστική, και ορισμένες εργασίες επιβάλλεται, σε πολλές περιπτώσεις, να εξαλειφθούν ή να ανατεθούν σε τρίτους (outsourcing). Τέτοιες εργασίες είναι, για παράδειγμα, η καθαριότητα και η φύλαξη των εγκαταστάσεων, η τεχνική υποστήριξη πελατών από call center και η ανανέωση περιεχομένου του εταιρικού website.
5. Το τελευταίο βήμα περιλαμβάνει τη συστηματική παρακολούθηση της επίτευξης των στόχων και την πραγματοποίηση διορθωτικών ενεργειών. Απαραίτητα εργαλεία είναι ο τριμηνιαίος προϋπολογισμός και η μηνιαία κατάσταση ταμιακών ροών (cash flow statement). Τα κατάλληλα πληροφοριακά συστήματα διευκολύνουν την παρακολούθηση και ανάλυση των σχετικών δεδομένων. Να σημειωθεί ότι είναι σύνηθες ένας γύρος μείωσης κόστους να μη σταθεί αρκετός για την επίτευξη των στόχων, με αποτέλεσμα η επιχείρηση να επανέρχεται σχεδιάζοντας και εφαρμόζοντας συμπληρωματικά μέτρα.

Συμβουλές επιτυχίας

• Ζητήστε από τους εργαζομένους να κάνουν προτάσεις. Εκείνοι έχουν άμεση επαφή με κάθε διεργασία στην επιχείρησή σας και μπορούν να προτείνουν ιδέες εξοικονόμησης χρημάτων.
• Επαναδιαπραγματευτείτε με τους προμηθευτές σας και με τις τράπεζες. Επιδιώξτε εκπτώσεις στην αγορά πρώτων υλών, υλικών συσκευασίας, αναλώσιμων γραφείου, μείωση ενοικίου, μείωση επιτοκίου ή αύξηση αριθμού δόσεων δανείου.
• Εξετάστε την πιθανότητα να χρησιμοποιήσετε εναλλακτικά χρηματοδοτικά εργαλεία, κυρίως leasing (χρηματοδοτική μίσθωση) και factoring (πρακτόρευση επιχειρηματικών απαιτήσεων).
• Συγκρίνετε τις τιμές ομοειδών υπηρεσιών, όπως κινητή και σταθερή τηλεφωνία, συνδρομή Ίντερνετ, εκτυπωτικές υπηρεσίες, ταχυδρομικές υπηρεσίες.
• Δώστε έμφαση στη διατήρηση πελατών. Η απόκτηση ενός νέου πελάτη στοιχίζει πολύ περισσότερο από τη διατήρηση ενός υπάρχοντος.
• Βελτιώστε τη διαδικασία πώλησης: Εφαρμόστε τεχνικές up-selling (παρακίνηση του πελάτη να αγοράσει περισσότερο) και cross-selling (παρακίνηση του πελάτη να αγοράσει επιπλέον προϊόντα ή υπηρεσίες).
• Επενδύστε σε πληροφοριακά συστήματα που αυτοματοματοποιούν διαδικασίες και αυξάνουν την παραγωγικότητα.
• Αξιοποιήστε τις δυνατότητες του Ίντερνετ. Η ηλεκτρονική διαφήμιση, και γενικά η προβολή της επιχείρησης στο Διαδίκτυο, μπορεί να έχει πολύ υψηλή απόδοση σε σχέση με το κόστος (ROI). Ενθαρρύνετε τους πελάτες σας να αγοράσουν από το ηλεκτρονικό σας κατάστημα. Αξιοποιήστε τα ηλεκτρονικά κανάλια επικοινωνίας (μεταξύ πελατών, υποκαταστημάτων, προμηθευτών), π.χ. κάντε web meeting με τους διευθυντές υποκαταστημάτων σας για να μειώσετε τα έξοδα μετακίνησης.
• Τέλος, κάντε τους εργαζομένους συμμάχους στην προσπάθειά σας. Έτσι μεγιστοποιείτε την πιθανότητα επιτυχούς υλοποίησης του προγράμματος.