Αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης

Είτε είστε αντιμέτωποι με το χειρισμό των βασικών αρχών της διαχείρισης του προσωπικού, τη διαχείριση των ανθρωπίνων πόρων, διαχείριση συμπεριφοράς, διαχείριση συγκρούσεων, τη διαχείριση του χρόνου, διαχείριση έργου, ακόμη και τη διαχείριση μιας τάξης, αυτός ο οδηγός μπορεί να σας βοηθήσει να βρείτε κάποιες απαντήσεις στα ερωτήματα που μπορεί να έχετε σχετικά με πώς να ασχοληθείτε με τους ανθρώπους και να βελτιώσετε την απόδοση των εργαζομένων.

Πιθανότατα έχετε φτάσει σε αυτή την αναζήτηση για δύο λόγους: Έχετε την επιθυμία να γίνετε διαχειριστής ή ήδη εργάζεστε σε διευθυντική θέση και θέλετε να βελτιώσετε τις τεχνικές σας στην διαχείριση.
Έτσι, ας να ξεκινήσουμε λοιπόν με τον ορισμό της λέξης, διαχειριστής.

Το λεξικό ορίζει τα εξής: Ένα πρόσωπο που διευθύνει μια ομάδα ή αθλητή.

Αυτός δεν μοιάζει να είναι ένας ακριβής ορισμός. Αλλά υπάρχει μια λέξη κλειδί που πρέπει να αναγνωριστεί πάνω από τους άλλους, και αυτή είναι η λέξη, διευθύνω. Ο ορισμός αυτός δεν μεταφράζετε με τις λέξεις αφεντικό, αυταρχικός, καταθλιπτικός, αδέξιος, βίαιος, απαιτητικός,δικτατορικός,. . . Χρειάζεται να συνεχίσουμε;

Αυτό το άρθρο είναι ένας οδηγός για να σας βοηθήσει να γίνετε καλύτερος ηγέτης απ'ότι μπορείτε να είστε.

Τώρα που έχουμε μια ιδέα τι ΔΕΝ είναι ένας καλός διαχειριστής, ας δούμε την ιεραρχία της διαχείρισης:
Ιδιοκτήτης
Διευθύνων Σύμβουλος
Επόπτης
Διευθυντής
Προϊστάμενος
Συνεργάτης

Όλες οι επιχειρήσεις δεν έχουν συσταθεί αποκλειστικά με αυτή τη σειρά, αλλά αυτή είναι μια γενική εικόνα για το πώς συστήνεται η ιεραρχία της διαχείρισης. Ο ιδιοκτήτης συχνά είναι μερικές φορές και διευθύνων σύμβουλος και διευθυντής και προϊστάμενος, ίσως ακόμη και συνεργάτης. Ειδικά αν μιλάμε για μια μικρή εταιρεία. Αλλά οι περισσότερες εταιρείες είναι αρκετά μεγάλες για να είναι σε θέση να αναθέσουν τα καθήκοντα σε μια σειρά αρκετά παρόμοια με αυτή που δείχνουμε εδώ.

Τώρα πρέπει να αναρωτηθούμε, "Το άτομο που ηγείται είναι ένας διευθυντής;" Η απάντηση είναι "Ναι!" Τι λέτε για τον ιδιοκτήτη ή CEO; Είναι αυτό το πρόσωπο ένας διευθυντής; Και πάλι, η απάντηση είναι "Ναι!" Θυμηθείτε τον ορισμό; Ένας διαχειριστής είναι αυτός που κατευθύνει άλλους! Και αυτό περιλαμβάνει λίγο πολύ όλους στην παραπάνω λίστα.

Έτσι, δεν έχει σημασία πού βρίσκεστε στην εν λόγω λίστα, όμως είναι ένα καλό στοίχημα ότι θα θέλατε πιθανότατα να ανεβείτε στο επόμενο επίπεδο σε κάποια χρονική στιγμή στο μέλλον. Διαβάζοντας το παρακάτω υλικό μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε ακριβώς αυτό.

Ξεκινάμε συζητώντας τι σημαίνει να κατευθύνεις τους άλλους. Ένα καλό σημείο εκκίνησης θα ήταν να θυμηθούμε την εποχή που παρακολουθούσαμε παλιές γουέστερν ταινίες. Θυμηθείτε τον ζευγηλάτη (που είναι ο οδηγός), κάθεται πάνω από την ομάδα των αλόγων κρατώντας ηνία στα χέρια του. Αυτός σφυρίζει και φωνάζει στην ομάδα, τραβώντας τα ηνία για να τα κατευθύνει στο μέρος που επιθυμεί. Η ομάδα φαίνεται να κάνει ακριβώς ότι ο ζευγηλάτης επιθυμεί να κάνουν.

Αυτό είναι ένα αρκετά καλό παράδειγμα, τι ονομάζουμε αποτελεσματικές τεχνικές διαχείρισης.

Έχουμε τέσσερα ή περισσότερα άλογα ακολουθώντας τις οδηγίες ενός ατόμου. Αλλά σκεφτείτε τι  μπορεί να έχει κάνει  για να λειτουργήσει η κατεύθυνση ομαλά. Υπάρχουν μερικές πολύ σημαντικές απαιτήσεις που θα πρέπει να έχουν ήδη λάβει χώρα. Κατ 'αρχάς, δεν μπορείτε απλά να πάρετε οποιοδήποτε παλιό άλογο να το ενώσετε με την ομάδα και να περιμένετε να ξέρει τι να κάνει. Κάθε άλογο θα πρέπει να είναι καλά εκπαιδευμένο για τη θέση που παίρνει στην ομάδα. Επίσης, κάθε άλογο θα πρέπει να θέλει να ακολουθήσει τις οδηγίες του ζευγηλάτη. Χωρίς εκπαίδευση και κίνητρο ο ζευγηλάτης είναι ανήμπορος να ολοκληρώσει το στόχο του. Χωρίς εκπαίδευση και τα κίνητρα ο ζευγηλάτης μπορεί να καταλήξει μοιάζει ανήμπορος.

Οι συνεργάτες που εργάζονται υπό την εποπτεία σας, θα πρέπει να έχουν το ίδιο όραμα με εσάς, εάν θέλετε να επιτύχετε τους στόχους που θέλετε, χωρίς να δείχνετε ανόητος.

Η παραπάνω εικόνα είναι αρκετά ακριβής στον ορισμό του διαχειριστή . Αυτό είναι που λέμε, ένας καλός διαχειριστής. Είμαι βέβαιος ότι όλοι μας είχαμε την εμπειρία της επίβλεψης ενός διαχειριστή που είχε την ικανότητα να μας κάνει να θέλουμε να ακολουθήσουμε τις οδηγίες του.

Οπότε, πώς ένας καλός διαχειριστής κάνει τους άλλους να θέλουν να ακολουθήσουν τις οδηγίες του;

Η απάντηση σε αυτό το ερώτημα είναι απλά να μάθουμε τι χρειάζονται οι άνθρωποι και στο πώς προσπαθούν να καλύψουν αυτή την ανάγκη.

Μία από τις πιο βασικές ανάγκες που οδηγεί τους ανθρώπους να βρουν μια θέση εργασίας είναι η ανάγκη για τα €€€. Αλλά η ανάγκη για χρήματα, συναντάτε από τις πρώτες ημέρες της εργασίας του εργαζόμενου. Έτσι ο διαχειριστής δεν χρειάζεται να ανησυχεί για την επίτευξη των οικονομικών αναγκών ενός εργαζόμενου. Τουλάχιστον όχι σε καθημερινή βάση.

Μια άλλη βασική ανάγκη που έχει ένας υπάλληλος είναι να νοιώθει την εκτίμηση από τους ανωτέρους του. Ένας καλός διαχειριστής βρίσκει πολλές ευκαιρίες για να καλύψει αυτή τη βασική ανάγκη.
Λεκτική αναγνώριση - "Μπράβο, πολύ καλή δουλειά." - "Ευχαριστώ για τη βοήθεια σου χθες." - κλπ.
- "Έχω μερικά λεπτά, άσε με να σε βοηθήσω με αυτό."
Γραπτή αναγνώριση - Ένα σύντομο σημείωμα που λέει, «Έχεις κάνει πολύ καλή δουλειά."
Φιλική σχέση - Ένα χαμόγελο - ένα ελαφρύ κτύπημα στην πλάτη - μοιράζοντας μια σκέψη - λέγοντας ένα αστείο.
Μια άλλη βασική ανάγκη είναι ότι να αντιμετωπίζεται σαν ένα ανθρώπινο ον. Ένας καλός διαχειριστής ΔΕΝ καμαρώνει για την θέση του. Πολλοί προάγοντας σε διαχειριστές νομίζουν ότι θα χάσουν τον έλεγχο της θέσης τους, εάν επιτρέψουν στον εαυτό τους να μοιάζει να είναι στο ίδιο επίπεδο με τους υπαλλήλους τους. Η αλήθεια είναι η εξής: Εσείς, ως διαχειριστής, θα κερδίσετε τον σεβασμό και τον θαυμασμό των υπαλλήλων σας, κάνοντας ό, τι μπορείτε για να τους κάνετε να αισθάνονται σημαντικοί.

Προσπαθώντας να κάνετε τους υπαλλήλους σας να αισθάνονται κατώτεροι στο πρόσωπο σας είναι πιο πιθανό να ξυπνήσει ο θυμός και η καταφρόνηση τους προς το άτομό σας. Οι εργαζόμενοι έχουν συναισθήματα και ένας διαχειριστής θα κάνει ό, τι μπορεί για να κρατήσει αυτά τα συναισθήματα θετικά.

Εάν δεν είστε ο ιδιοκτήτης της επιχείρησης, αλλά απλώς κατέχετε διευθυντική θέση, έχετε μεγάλη ευθύνη στους ανωτέρους σας το να είστε βέβαιος ότι οι εργαζόμενοι υπό την εποπτεία σας είναι ικανοποιημένοι. Δυσαρεστημένοι εργαζόμενοι πάντα παράγουν πολύ λιγότερο από ό, τι εκείνοι που είναι  ευχαριστημένοι με την εργασία τους. Ο προϊστάμενός σας σάς έχει αναλάβει την ευθύνη, ως διαχειριστής για να είστε σίγουροι ότι οι εργαζόμενοι κάτω από σας εργάζονται στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους. Όταν οι υπάλληλοί σας αποδίδουν καλά, κάνει όχι μόνο για τη δουλειά σας ευκολότερη, αλλά βοηθά επίσης να ενισχύσετε τη θέση σας με τους ανωτέρου σας.

Εάν οι ανώτεροί σας είναι ευχαριστημένοι με την απόδοση των εργαζομένων υπό τις οδηγίες σας, μπορείτε επίσης να είναι βέβαιος ότι και οι πελάτες που συναλλάσσονται με την εταιρεία σας, θα είναι επίσης ικανοποιημένοι. Όταν κάθε μέρος μιας επιχείρησης λειτουργεί ομαλά και όλοι οι εργαζόμενοι αισθάνονται ότι είναι μέρος της ομάδας, αυτό επιφέρει θετικό αντίκτυπο που φαίνεται να ευχαριστήσει τους πελάτες σας.

Ως διαχειριστής, ανά τον καιρό θα υπάρξουν προβλήματα  που είναι δύσκολο να επιλυθούν. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα προβλήματα αυτά περιλαμβάνουν τον ανθρώπινο παράγοντας και όχι τον εξοπλισμό ή τα προϊόντα. Προβλήματα μη-ανθρώπινα είναι πολύ πιο εύκολο να αντιμετωπιστούν από τα προβλήματα του προσωπικού. Μια μηχανή ή το προϊόν μπορεί πάντα να επισκευαστεί ή να αντικατασταθεί, αντίθετα με τους ανθρώπους.

Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να χειριστείτε τα προβλήματα του προσωπικού είναι μέσω διαλόγου. Αφιερώνοντας χρόνο για να ακούσετε είναι το πιο σημαντικό μέρος της επίλυσης θεμάτων προσωπικού. Παραμένουμε σιωπηλοί για να ακούσουμε τις λέξεις που εκφωνούνται με προσοχή. Όταν κάθεστε ως διαχειριστής με έναν από τους υπαλλήλους σας, ενώ προσπαθεί να επιλύσει ένα ζήτημα πρέπει να κατανοήσετε ότι ολόκληρος ο λόγος για τη συνάντηση οφείλεται στο γεγονός ότι ο εργαζόμενος αισθάνεται ότι βρέθηκε σε αδιέξοδο. Ή, ίσως αισθάνονται ότι είναι κατώτερος και δεν μπορεί να βρει κανένα τρόπο ανόδου. Όποιο και αν είναι το πρόβλημα, να θυμάστε ότι έχουμε να κάνουμε με έναν πραγματικό, ζωντανό πρόσωπο που ψάχνει για απαντήσεις.

Πάρτε το χρόνο που απαιτείται, ώστε να κάνετε να αισθανθεί ο εργαζόμενος πραγματικά ότι νοιάζεστε και προσπαθήστε να καταλάβετε τα συναισθήματά του και το πρόβλημα που αντιμετωπίζει. Μόλις έχετε ακούσει το θέμα, στη συνέχεια ξεκινήστε τη δημιουργία ενός πλαισίου διαλόγου που έχει ως στόχο την επίλυση. Ο καλύτερος τρόπος για την επίλυση ενός ζητήματος είναι να φτάσουμε σε ένα συμβιβασμό, όσο είναι δυνατόν στην επιθυμία του υπαλλήλου. Αυτό μπορεί να είναι ή να μην είναι πάντοτε δυνατόν. Αλλά θα πρέπει να εργαστείτε προς την κατεύθυνση αυτού του στόχου

Με την ευκαιρία, θα προκύψουν λιγότερα προβλήματα αν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα χαλαρό, φιλικό διάλογο με κάθε ένα από τους υπαλλήλους σας. Η παραμέληση των αναγκών τους θα τους κάνει να αισθάνονται ότι δεν έχετε καμία ανησυχία για αυτούς, έτσι ένα άτομο είναι πολύ πιθανό να δημιουργήσει προβλήματα ανάμεσα σε εσάς και τους υπαλλήλους σας. Επίσης, παράγετε μια ένταση που μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα μεταξύ των ίδιων των εργαζομένων.

Ένας καλός διαχειριστής είναι πάντα σε εγρήγορση και εντοπίζει το πρόβλημα, αντιμετωπίζοντας το έγκαιρα προτού πάρει διαστάσεις που χρίζονται μεγάλης προσοχής.

Ως διαχειριστής επίσης θα πρέπει να είστε συνεχώς σε επιφυλακή για τις θετικές ιδιότητες των υπαλλήλων σας. Μην απλά να έρχεστε στην εργασία σας κάνεις τη δουλειά σου και επιστρέφεις σπίτι. Ερχόμενος στο χώρο εργασίας σας να κρατάτε τα μάτια σας ανοιχτά για να εντοπίσετε τα θετικά χαρακτηριστικά που κατέχονται από τους υπαλλήλους σας.  Βρειτε τα ταλέντα που κάποιοι μπορεί να έχουν. Αυτό είναι ένα πραγματικό συν όταν τοποθετείτε κάποιον σε μια θέση για την οποία είναι απολύτως κατάλληλη. Αυτό σας βοηθά να αποφεύγουν να κάνουν ακριβώς το αντίθετο. Η τοποθέτηση ενός ατόμου σε μια θέση στην οποία δεν είναι απολύτως κατάλληλο μπορεί να γίνει καταστροφικό.

Τέλος, να έχετε τα μάτια σας ανοιχτά για το ατομο που εμφανίζει σημαντικές ηγετικές ικανότητες. Αυτό είναι πολύ σημαντικό, όταν χρειάζεται να αντικαταστήσετε ένα διαχειριστή ή επόπτη ο οποίος είτε έχει μετακινηθεί προς την επάνω κλίμακα είτε που παραιτήθηκε από τη θέση του.

Στο τέλος, θα το βρείτε πολύ πιο εύκολο να διαχειριστείτε τους ανθρώπους, αν ως στόχο εστιάσετε στην ικανοποίηση των αναγκών των υπαλλήλων, από το μόνο να πωλούν προϊόν ή υπηρεσίες στους πελάτες.